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DSGVO: Personen bezogenen Daten anonymisieren mit myfactory

Anonymisieren, was passiert denn da?

Anonymisieren ist das unumkehrbar Unkenntlich machen von personenbezogenen Daten in Ihrem ERP System. Welche Daten können hierbei unkenntlich gemacht werden? Eigentlich alle Daten die im Bezug zu einer natürlichen Person stehen und alles was damit verknüpft ist!

Erfüllt die myfactory alle Vorschriften der neuen Datenschutz-Grundverordnung?

Diese Frage haben wir von unseren Kunden in letzter Zeit häufiger gehört. Ich finde die eigentliche Frage sollte lauten: Bietet myfactory die nötigen Werkzeuge, damit ich in der Lage bin die neuen Vorschriften zu erfüllen? Eines dieser Werkzeuge für den Umgang mit personenbezogenen Daten ist die neue Anonymisierungsfunktion in myfactory.

Anonymisieren von Daten in myfactory

Herr Meier möchte nicht mehr das wir Daten über Ihn gespeichert haben. Das darf Herr Meier so auch von uns verlangen! Diesen Wunsch können wir jedoch ganz einfach nachkommen:
Mit der Anonymisierungsfunktion können wir auf Herrn Meiers Anfrage reagieren und seine Adressdaten oder Kunden-Stammdaten in kurzer Zeit unwiderruflich unkenntlich machen. Das gilt auch für bereits erzeugte Belege in myfactory. Alle Daten die im direkten Personenbezug zu Herrn Meier stehen, werden überschrieben. Alles was übrig bleibt sind eine Identifikationsnummer oder Belegdaten denen wir keine Person mehr in irgendeiner Weise zuordnen können.

Schutz vor ungewollter Anonymisierung von Daten

Datensätze können einzeln oder in großen Stapeln anonymisiert werden. Um auszuschließen, dass einige Datensätze fälschlicherweise unkenntlich gemacht werden, hat myfactory zwei Sicherheitsmechanismen eingebaut:

  1. System-Aufbewahrungsgründe
  2. Aufbewahrungsgründe (wird wie ein Kennzeichen behandelt)

(1) Einige Daten müssen aus Aufbewahrungsgründen bis zu 10 Jahren gespeichert werden. Es muss verhindert werden, dass sich diese Datensätze anonymisieren lassen. Dafür gibt es die System-Aufbewahrungsgründe als Beispiel:
Verträge, Einkaufs oder Verkaufsbelege mit einem Buchungsdatum <10 Jahre werden nach der Basiskonfiguration zum anonymisieren nicht zugelassen.

(2) Aufbewahrungsgründe können sie selbst definieren und Ihren Adressen wie Kennzeichen zuordnen. Ein Beispiel wäre das Aufbewahren von Bewerberdaten für vier Wochen.

Die Seiwert GmbH und ich möchten Sie gerne in der Handhabung der neuen Werkzeuge unterstützen!

Eine Liste der neuen Werkzeuge (Anwendungen):

  • Adressen anonymisieren
  • Ansprechpartner anonymisieren
  • Anonymisierungsassistent
  • (System)-Aufbewahrungsgründe
  • E-Commerce, anonyme Webshop Bestellungen
  • E-Commerce, Aufbewahrung Einstellungen von IP-Verbindungsdaten

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